Л 07 МТО

Лекция № 7

Тема: «Создание и обработка списков в MS Excel: сортировка, фильтрация списков»

План:

1. Обработка списков в MS Excel
2. Сортировка списков.
3. Фильтрация списков.

1. Обработка списков в MS Excel

Иногда таблицы могут содержать довольно большое количество данных, причем эти данные зачастую будут представлены в виде списка. В таком случае, очень помогают в работе такие инструменты, как сортировка списков и их фильтрация. Но, при этом список должен быть оформлен определенным образом, в противном случае инструменты сортировки и фильтрации работать не будут.

Список – набор строк листа, содержащий однородные данные; первая строка в этом списке содержит заголовки столбцов, остальные строки содержат однотипные данные в каждом столбце. Список также наз. базой данных (БД).

Как правило, список состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Столбцы должны содержать однотипные данные. Список не должен содержать пустых строк или столбцов.

• Сортировка списков

Сортировка – расположение данных на листе в определенном порядке (по алфавиту, по возрастанию/убыванию цены и пр.). Чаще всего необходимо сортировать строки с данными, но при необходимости можно сортировать и столбцы.

Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает поиск информации.

Для сортировки необходимо:

1. Выделите список.
2. Нажмите кнопку «Сортировка и фильтр» (Рисунок 9.1) на панели «Редактирование» ленты «Главная».

Рисунок 1 – Выполнение сортировки

• Выберите «Сортировка от А до Я». Наш список будет отсортирован по первому столбцу, т.е. по полю ФИО (Рисунок 2)

Рисунок 2 – Отсортированный список

Если надо отсортировать список по нескольким полям, то для этого предназначен пункт «Настраиваемая сортировка…». Сложная сортировка подразумевает упорядочение данных по нескольким полям. Добавлять поля можно при помощи кнопки «Добавить уровень» (Рисунок 9.3).

Рисунок 3 – Сортировка по нескольким полям

В итоге список будет отсортирован, согласно установленным параметрам сложной сортировки (Рисунок 9.4).

Рисунок 4 – Отсортированный список

Если надо отсортировать поле нестандартным способом, то для этого предназначен пункт меню «Настраиваемый список…» выпадающего списка «Порядок». Перемещать уровни сортировки можно при помощи кнопок «Вверх» и «Вниз».

Не следует забывать и о контекстном меню. Из него, также, можно настроить сортировку списка. К тому же есть такие интересные варианты сортировки,
связанные с выделением того или иного элемента таблицы.

• Фильтрация списков

Фильтрация (отбор) данных – выделение из списка записей, которые удовлетворяют заданным критериям.

Фильтр – средство Excel, помогающее делать выбор из списка тех значений, которые отвечают определенному условию.

Результат фильтра – список, записи которого удовлетворяют условию.

Основное отличие фильтра от сортировки – это то, что во время фильтрации записи, не удовлетворяющие условиям отбора, временно скрываются (но не удаляются), в то время как при сортировке показываются все записи списка, меняется лишь их порядок.

Фильтры бывают двух типов: обычный фильтр (его еще называют автофильтр) и расширенный фильтр.

Для применения автофильтра нажмите ту же кнопку, что и при сортировке – «Сортировка и фильтр» и выберите пункт «Фильтр» (конечно же, перед этим должен быть выделен диапазон ячеек) (Рисунок 5).

В столбцах списка появятся кнопки со стрелочками, нажав на которые можно настроить параметры фильтра.

Рисунок 5 – Фильтрация данных

Поля, по которым установлен фильтр, отображаются со значком вор
онки (Рисунок 6). Если подвести указатель мыши к такой воронке, то будет показано условие фильтрации.

Рисунок 6 – Результат фильтрации

Для формирования более сложных условий отбора предназначен пункт «Текстовые фильтры» или «Числовые фильтры». В окне «Пользовательский автофильтр» необходимо настроить окончательные условия фильтрации (Рисунок 7).

Рисунок 7 – Пользовательский автофильтр

При использовании расширенного фильтра критерии отбора задаются на рабочем листе (Рисунок 8).

Для этого надо сделать следующее:

• Скопируйте и вставьте на свободное место шапку списка.
• В соответствующем поле (полях) задайте критерии фильтрации.

Рисунок 8 – Расширенный фильтр

• Выделите основной список.
• Нажмите кнопку «Фильтр» на панели «Сортировка и фильтр» ленты «Данные». На той же панели нажмите кнопку «Дополнительно».
• В появившемся окне «Расширенный фильтр» задайте необходимые диапазоны ячеек (Рисунок 9).

Рисунок 9 – Указание необходимый критерия для расширенного фильтра

• В результате отфильтрованные данные появятся в новом списке (Рисунок 10).

Рисунок 10 – Результат расширенного фильтра

Расширенный фильтр удобно использовать в случаях, когда результат отбора желательно поместить отдельно от основного списка.

Контрольные вопросы

1. Что такое список в MS Excel?
2. Понятие сортировки списка. Как ее выполнить?
3. Как отсортировать данные по нескольким полям?
4. Что такое фильтр, какие бывают фильтры?
5. Дайте определение фильтрации и результату фильтра.
6. Как выполнить автофильтрацию?
7. Какую фильтрацию можно выполнить при более сложных условий отбора?
8. Понятие расширенного фильтра.
9. Отличие сортировки от фильтрации записей.
10. Как можно определить поля, по которым установлен фильтр?