Лекция № 2
Тема: «Текстовый редактор Microsoft Word. Основные операции редактирования и форматирования»
План:
- Запуск программы и ее интерфейс.
- Действия с файлами документов.
- Работа с текстом.
- Форматирование текста.
- Запуск программы и ее интерфейс
Microsoft Word действительно весьма популярный и мощный текстовый процессор, позволяющий создавать документы с хорошим оформлением.
Для запуска программы щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке Пуск, в меню выбрать пункт Программы, в списке программ выбрать Microsoft Office, после чего щелкнуть мышью на значке программы Microsoft Word.
Окно программы состоит из нескольких основных элементов (Рисунок 2.1):
Рисунок 2.1 – Окно программы
- Кнопка Офиса (Файла) – где находятся все основные действия работы с файлами.
- Панель быстрого доступа – где располагаются необходимые значки команд для быстрой работы с документом.
- Лента главного меню – наборы инструментов, которые выполняют определенные функции с различными элементами документа. Команды сгруппированы в разные вкладки, отвечающие за общие функции, такие как Главная (содержит функции по работе с текстом), Вставка (содержит функции по работе с рисунками,
колонтитулами, диаграммами, таблицами и др. объектами), Разметка страницы (содержит функции для оформления листа документа: ориентация, поля, размеры, цвет, границы и т.д.), Ссылки, Рассылки (содержат функции для работы с ссылками, сносками и др.), Рецензирование (содержит функции правописания, перевода, выбора языка и т.п.), Вид (содержит функции для работы с окном программы). - Линейка (горизонтальная и вертикальная) – предназначена для определения и редактирования границ документа.
- Полоса прокрутки – предназначена для перемещения по документу.
- Строка состояния – определяет количество листов, слов, язык, масштаб и вид документа.
- Рабочее поле – место, где создается документ.
- Действия с файлами документов
- Документы Word
Файлы в Word называются документами. В Word 2007 используется формат файлов — DOCX. Такие файлы нельзя прочитать при помощи предыдущих версий Word, в которых файлы имели расширение DOC.
Когда пользователь открывает окно программы Word, в нем автоматически создается документ. Полосы прокрутки и рабочая область являются элементами
документа. Когда в окне Word не открыт ни один документ, полос прокрутки нет, почти все инструменты ленты и панели быстрого доступа неактивны. Доступны лишь некоторые команды меню кнопки Офис, позволяющие создать, открыть документ, настроить Word или выйти из программы.
- Создание документа
Вариант №1:при закрытой программе Microsoft Word
Щелкнуть правой кнопкой мыши в окне, где необходимо хранение будущего файла. В контекстом меню навести указатель мыши на пункт Создать и выбрать Документ Microsoft Office Word.
Вариант №2: при открытой программе Microsoft Word
Чтобы создать новый документ, нужно щелкнуть на кнопке Офис и выбрать в ее меню команду Создать.
Появляется окно Создание документа. В его левой части необходимо указать категорию шаблонов, на основе которых будет создан документ. Чаще всего для
создания простых документов используется тип Новый документ.
- Открытие документа
Вариант №1: открытие документа не из Word
Открывать документы не обязательно в самой программе. Если документ был создан в формате Word, открыть его можно многими способами. На то, что документ может быть открыт в Microsoft Word, указывает значок, расположенный рядом с названием файла.
Документ Word вне окна программы можно открыть несколькими способами:
- дважды щелкнув на его названии кнопкой мыши в окне папки;
- щелкнув правой кнопкой мыши на названии файла и выбрав в контекстном меню команду Открыть.
При открытии файла одним из этих способов будет запущена программа
Microsoft Word и в ней будет открыт выбранный документ.
Вариант №2: открытие документа в Word
Часто при работе с документом Word возникает необходимость открыть еще один документ, для этого нужно выполнить команду Открыть меню кнопки Офис, при этом появится окно открытия документа. Чтобы открыть файл при помощи данного окна, необходимо сделать следующее.
- выбрать диск, на котором находится файл;
- выбрать папку, в которой хранится файл;
- щелкнуть на названии файла два раза или выделить его и нажать кнопку Открыть.
- Сохранение документа
При работе в Word очень важно постоянно сохранять документы. Пока документ не сохранен, вся информация находится в памяти компьютера и пропадает после закрытия программы.
Для использования ее впоследствии необходимо записать данные в файл и сохранить на жестком диске.
Для сохранения работы нужно выполнить команду Сохранить в меню кнопки Офис.
Сохранение нового документа
При первом сохранении документа нужно указать его имя, выбрать папку, в которой он будет храниться на диске, а также задать формат файла.
Все необходимые параметры указываются в диалоговом окне Сохранение
документа, которое появляется при выполнении команды Сохранить.
Использование команды Сохранить как
При необходимости сохранить внесенные в документ изменения и одновременно оставить исходный файл можно воспользоваться командой Сохранить как меню кнопки Офис. Эта команда содержит подменю, которое открывается при
наведении указателя на команду:
- Документ Word. Позволяет сохранить документ в текущей версии, используемой по умолчанию.
- Шаблон Word. Позволяет сохранить документ как шаблон для дальнейшего использования.
- Документ Word 97-2003. Позволяет сохранить документ формата DOCX в формат предыдущих версий Word.
Повторное сохранение документа
Если после внесения в документ необходимых изменений необходимо его
заново сохранить, то для этого используют кнопку Сохранитьна панели быстрого доступа или выполнив следующую последовательность действий: кнопка Office— пункт меню Сохранить.
- Печать документов
После того как документ набран и отформатирован, как правило, нужно вывести на печать. Для этого служит пункт Печать, находящийся в меню кнопки Офис.
Опции сервиса Печать:
— Быстрая печать – предназначена для случая, когда пользователь полностью уверен в правильности подготовки документа и настройках принтера для печати
документа «по умолчанию». Документ сразу же отправляется на печать.
— Печать – позволяет произвести настройки принтера перед печатью документа.
— Предварительный просмотр – опции, где можно скорректировать некоторые настройки, определяющие вид документа перед выводом на печать.
- Работа с текстом
- Ввод текста
Символ – наименьшая часть текста, имеющая свое начертание (шрифт), размер и цвет.
Слово – единица текста, состоящая из совокупности символов и отделенная с обеих сторон пробелами.
Абзац – единица текста, заканчивающаяся символом конца абзаца.
При вводе текста используются клавиши с начертанием букв алфавита, цифр, знаков препинания и других символов. Вводится текст с того места, где у вас расположен мигающий текстовый курсор. Этот курсор переходит на следующую строку автоматически, как только заканчивается текущая строка. Если вам необходимо сделать абзац, то нужно в конце абзаца нажать клавишу Enter и курсор перейдет на новую строку. Если необходимо начать новую страницу, нажмите Ctrl + Enter.
- Выделение текста
Для выполнения многих операций редактирования необходимо сначала выделить нужный участок текста. Чтобы снять выделение текста, достаточно сделать щелчок левой кнопкой мыши в любом месте.
Если при выделении текста удерживать клавишу CTRL на клавиатуре, можно выделить отдельные фрагменты текста.
Приёмы выделения текста:
- Выделение одного слова – двойной щелчок на нём.
- Выделение одной строки – указатель мыши поставить на левое поле перед строкой. Он должен превратиться из вертикальной черточки в стрелку. Сделать щелчок левой кнопкой мыши.
- Выделение нескольких строк – указатель мыши поставить на левое поле перед строкой и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перемещать указатель вверх или вниз по полю.
Выделение одного абзаца:
- указатель мыши поставить на левое поле перед абзацем и сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши.
- сделать тройной щелчок левой кнопкой мыши на любом из слов абзаца.
Выделение всего текста:
- указатель мыши поставить на левое поле в любое место и сделать тройной щелчок левой кнопкой мыши.
- нажать сочетание клавиш Ctrl+A
Выделение фрагмента текста:
- поставить указатель мыши перед фрагментом текста, нажать и удерживать левую кнопку мыши, перемещать указатель мыши по экрану, пока не будет выделен необходимый фрагмент.
- поставить курсор (текстовый курсор, а не указатель мыши!) перед фрагментом текста, нажать и удерживать клавишу SHIFT на клавиатуре, нажимать несколько раз на любую из кнопок управления курсором на клавиатуре (←,↑,→,↓ в зависимости от того, какой блок необходимо выделить) до тех пор, пока не будет выделен необходимый фрагмент.
- Буфер обмена. Копирование и перемещение информации
Основными командами редактирования являются Вырезать, Копировать и Вставить. С помощью данных команд можно перемещать участки текста, быстро делать копии документа и т.д. Несмотря на то, что главной целью команд Вырезать, Копировать и Вставить является копирование и перемещение участков текста в
процессе редактирования, они очень помогают и при наборе текста, особенно если он содержит одинаковые элементы.
Копирование – помещение выделенного блока текста в новое место документа с одновременным сохранением этого блока на старом месте.
Перемещение – помещение выделенного блока текста в новое место документа с одновременным удалением этого блока на старом месте.
Перед тем как копировать или перемещать текст его обязательно нужно выделить (чтобы показать программе, с каким участком вы хотите произвести
операцию).
Копировать или перемещать текст можно несколькими способами.
Два наиболее распространённых способа копирования и перемещения информации – это с помощью буфера обмена и методом буксировки.
Копирование с помощью буфера обмена:
- выделить фрагмент текста для последующего копирования;
- в группе Буфер обмена вкладки Главная выбрать кнопку Копировать;
- установить курсор на место, где должна стоять копия;
- в группе Буфер обмена вкладки Главная выбрать кнопку Вставить.
Перемещение с помощью буфера обмена:
- выделить фрагмент текста для последующего перемещения;
- в группе Буфер обмена вкладки Главная выбрать кнопку Вырезать;
- установить курсор на место, куда переносится текст;
- в группе Буфер обмена вкладки Главная выбрать кнопку Вставить.
Копирование с помощью буксировки:
- выделить фрагмент текста для последующего копирования;
- навести указатель мыши на выделенный текст;
- нажать правую кнопку мыши и не отпуская ее отбуксировать выделенный фрагмент в нужное место;
- отпустить кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выбрать Копировать.
Перемещение с помощью буксировки
- выделить фрагмент текста для последующего копирования;
- навести указатель мыши на выделенный текст;
- нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее отбуксировать выделенный фрагмент в нужное место;
- отпустить кнопку мыши.
- Команды отмены и возврата действий
В процессе редактирования возможны ошибки. Можно ошибиться и при перемещении текста, и при выборе размера шрифта, и во многом другом. Для исправления ошибок в программе предусмотрена возможность отмены выполненных действий.
Последнее действие можно отменить, воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+Z или нажав кнопку Отменить на панели быстрого доступа. Отменить можно не только последнее действие. Word запоминает около 100 действий пользователя. Однако следует помнить, что нельзя отменить предпоследнее действие, не отменяя последнее, т.е. отменять действия можно только последовательно.
Для пользователей, которые делают ошибки даже при исправлении ошибок, предусмотрена команда Вернуть, позволяющая после отмены действий выполнить операцию возврата. Для этого предназначена кнопка Вернуть, которая находится на панели быстрого доступа, или сочетание клавиш Ctrl+Y.
- Форматирование текста
Форматирование документа – эго изменение его внешнего вида.
Основная цель форматирования – сделать восприятие готового документа простым и приятным для пользователя.
WORD обеспечивает форматирование документов на пяти различных уровнях:
- на уровне символов (изменение гарнитуры, начертания, размера и цвета шрифта, межбуквенного интервала в слове, анимации и т.д.)
- на уровне абзацев (выравнивание но левому краю, по правому краю, по центру и по ширине; отступы справа и слева; отступ первой строки; отступы до и после абзаца; межстрочный интервал, управление разбивкой на страницы и т.д.)
- на уровне страниц (параметры страниц, ориентация страниц, рамка, колонтитулы первой страницы, четных и нечетных страниц и т.д.)
- на уровне разделов (формирование разделов со следующей страницы или на текущей странице, разбиение текста на колонки и т.д.)
- на уровне документа (номера страниц, оглавление и т.д.).
- Параметры шрифта
Наиболее часто форматирование осуществляется при помощи изменения
атрибутов шрифта. Самый простой способ привлечь внимание к слову в тексте – выделить его полужирным шрифтом или курсивом. Эти атрибуты называются начертанием шрифта.
Кроме них, шрифт имеет и другие атрибуты: размер (кегль) и гарнитура.
Форматирование текста можно осуществлять как в процессе набора, так и после его выполнения.
Параметры шрифта находятся в:
- диалоговом окне Шрифт;
- группе Шрифт на ленте Главная;
- команде Шрифт контекстного меню.
Рассмотрим группу Шрифт на ленте Главная:
- изменение начертание шрифта — делать текст курсивным, полужирным,
подчеркнутым или зачеркнутым; - изменение гарнитуры шрифта — наиболее распространены Times New
Roman, Arial и Courier New, а также Calibri, который используется в Word 2007 по умолчанию; - изменение размера (кегль) шрифта;
- изменение размера шрифта на один пункт
- установка цвета текста;
- установка цвета выделения текста;
- изменение регистра символов (при щелчке по этой кнопке появляется
меню, в котором можно выбрать один из вариантов); - установка надстрочных и подстрочных знаков, которые создаются выше и ниже опорной линии текста, соответственно;
- быстро удалять все параметры форматирования, возвращая параметры по умолчанию.
Панель инструментов Форматирование:
Наиболее часто используемые инструменты форматирования символов и
абзацев вынесены на панель инструментов Форматирование, которая появляется на экране каждый раз, когда выделяется какой-либо фрагмент текста, а также когда
вызывается контекстное меню. Панель инструментов Форматирование исчезает с экрана сама по себе, если убрать курсор с ее области.
- Форматирование абзацев
В Word имеются также специальные возможности для оформления текста в рамках абзацев: выравнивание, междустрочный интервал и отступы. При помощи этих характеристик можно быстро придать тексту аккуратный вид. Операции форматирования с абзацами, как и с другими элементами текста, производятся только после их предварительного выделения.
Основные команды для оформления текста в рамках абзацев вынесены в группу Абзац на ленте Главная.
Выравнивание
Выравнивание текста на странице – одна из важнейших операций форматирования. При помощи выравнивания можно, например, поместить заголовок текста посередине страницы, а подпись в конце письма – по правому краю.
Многие начинающие пользователи для подобных задач многократно нажимают клавишу пробел, однако при помощи выравнивания управлять размещением
текста на странице проще, быстрее и правильнее.
Для установки выравнивания используются соответствующие кнопки в группе Абзац.
В Word можно выравнивать текст:
- по левому краю – используется в документах Word по умолчанию;
- по центру – чаще всего применяется для заголовков;
- по правому краю – так выравнивают подписи в письмах и деловых документах, а также подзаголовки;
- по ширине – используется в документах, предназначенных для вывода на печать и последующего чтения (выровненный по ширине документ на листе бумаги выглядит аккуратнее, его легче воспринимать).
Для выравнивания всего абзаца его необязательно выделять, достаточно установить курсор в любое место абзаца.
Междустрочный интервал
Междустрочный интервал – это вертикальное расстояние между строками текста внутри абзаца.
По умолчанию в Microsoft Word используется одинарный интервал. Однако в зависимости от типа документа его можно изменять. Например, для некоторых типов научных работ стандартом является полуторный интервал.
Для изменения интервала надо сделать следующее:
- выделить фрагмент текста, для которого изменяется интервал;
- нажать на кнопку Междустрочный интервал группы Абзац ленты Главная; выбрать нужный интервал.
Отступы и выступы
Отступ – это расстояние между текстом и левым или правым полем страницы.
Регулировать отступ можно вручную при помощи горизонтальной линейки.
Отступы можно разделить на три вида:
- отступ слева – устанавливает положение всего абзаца относительно левого поля страницы, для его изменения используется нижний левый маркер горизонтальной линейки.
- отступ справа – задает положение всего абзаца относительно правого ноля страницы, для его изменения используется нижний правый маркер горизонтальной линейки.
- отступ первой строки – определяет положение первой строки абзаца, для его изменения используется верхний левый маркер.
Выступ смещает текст вправо от первоначальной линии текста, при этом он не распространяется на первую строку абзаца. Обычно выступы применяют при
создании нумерованных и маркированных списков, указателей.
Для установки выступа используется нижний левый маркер горизонтальной линейки. Отрегулировать отступы и выступы можно не только при помощи горизонтальной линейки, но и в диалоговом окне Абзац.
Настраивать отступы можно также следующими способами:
- с помощью клавиши Tab;
- вводя значения в поля Отступ слева и Отступ справа на ленте Разметка страницы в группе Абзац.
Заливка и границы текста
Для заливки цветом абзаца, в котором установлен курсор, или выделенного фрагмента текста, используется кнопка Заливка, которая находится в группе Абзац на ленте Главная. Для выбора цвета надо нажать стрелку справа от кнопки и в появившейся палитре цветов щелкнуть на нужном цвете. Чтобы убрать заливку, надо щелкнуть на кнопке Заливка и выбрать ее в появившемся меню команду Нет цвета.
Для оформления текста, в котором установлен курсор, или выделенный фрагмент текста, с помощью границ, используется кнопка Типы границ, которая находится в группе Абзац на ленте Главная. Для выбора границы надо щелкнуть на стрелке справа от кнопки Типы границ и выбрать в появившемся списке нужный вариант. Чтобы убрать границы, надо щелкнуть на стрелке справа от кнопки типы границ и выбрать в меню команду Нет границы.
Контрольные вопросы
- Основные элементы окна программы MS Word.
- Способы создания документа MS Word.
- Способы открытия документа MS Word.
- Способы сохранения документов MS Word.
- Понятия символа, слова и абзаца.
- Основные команды редактирования MS Word.
- Копирование, перемещение и удаление фрагментов текста с помощью буфера обмена.
- Под форматированием символов понимается?
- Под форматированием абзацев понимается?
- Под форматированием страницы понимается?